Корпоративный портал для KIA Motors

Клиент: «KIA Motors Rus», — официальный импортер автомобилей KIA в России, выполняет дистрибьюторские и маркетинговые функции южнокорейской автомобилестроительной компании на территории Российской Федерации.

Цели

Минимизация «непродуктивных» затрат времени;
Оптимизация повседневных операций;
Снижение финансовых затрат на расходные материалы.

Задачи

Снижение затрат времени на поиск документов;
Снижение затрат времени на поиск контактов сотрудников;
Создание инструмента для управления мобильной связью;
Создание инструмента для резервирования переговорных;
Создание инструмента для регистрации корреспонденции;
Создание инструмента для отдела HR по приёму и увольнению сотрудников;
Создание инструмента для оповещения сотрудников о новостях и вакансиях компании;

Решение

Создание корпоративного web-портала.

Описание

Корпоративный портал содержит ряд решений упрощающих работу сотрудников компании.

Главная страница

Новости компании;
Ближайшие дни рождения;
Быстрый поиск сотрудника;
Документы компании;
Корпоративные скидки;

Структура компании

Содержит графическое отображение структуры компании. По каждому сотруднику представлена информация:

Профессия;
Должность;
Подразделение;
Электронная почта;
Мобильный номер;
Внутренний номер телефона в компании.

График отсутствия

График представлен в виде Календаря компании с записями об отсутствии каждого сотрудника:

Отпуск ежегодный;
Командировка;
Больничный;
Отпуск декретный;
Отгул за свой счёт;
Прогул.

Управление мобильной связью

Контроль за расходами на сотовую связь сотрудников. Включает в себя:

Установка лимитов;
История изменений лимитов;
Загрузка фактических расходов по сотрудникам и отделам;
Отчет по расходам сотрудников, отделов;
Детализация разговоров, проверка начислений и платных подписок;
Передача данных на удержание зарплаты в 1С: ЗУП.
Документы

Общие

Хранилище документов:
- Приказы и распоряжения;
- Регламенты и положения;
- Шаблоны документов.
Личные

Хранение документов для каждого сотрудника:
- Расчётные листы;
- Страховые взносы;
- Остаток отпуска;
- Справки с работы.
Корреспонденция

Предназначен для регистрации входящей и исходящей корреспонденции с возможностью поиска документов:
- По номеру;
- По дате;
- По адресату;
- По адресанту;
- По типу корреспонденции.
HR

Предназначен для приема и увольнения сотрудников.
В системе хранятся анкеты сотрудников и формы запроса доступов. Для каждого нового сотрудника формируются цели на испытательный срок.
Система уведомляет всех заинтересованных лиц о новом сотруднике, отправляет запрос доступов в отдел безопасности.

Результаты:

Исключены финансовые затраты на расходные материалы (бумагу, чернила для принтера);
Исключены «непродуктивные» затраты времени на повседневные операции.