Москва: (495) 648-647-9                 Самара: (846) 212-97-44                 Россия: 8 800 333-11-26 Россия

Этот сайт в других странах и регионах

Россия

ประเทศไทย

Автоматизация процесса организации командировок для KIA Motors

Автоматизация процесса организации командировок для KIA Motors Клиент: «KIA Motors Rus», — официальный импортер автомобилей KIA в России, выполняет дистрибьюторские и маркетинговые функции южнокорейской автомобилестроительной компании на территории Российской Федерации.
Цели
  • Снижение жизненного цикла процесса организации командировок;
  • Снижение финансовых затрат на расходные материалы.
Задачи
  • Исключение ошибок в процессе организации командировок, которые приводят к задержке согласования, к потере документов;
  • Уменьшение трудозатрат сотрудников компании на процесс организации командировок;
  • Переход с бумажных носителей на электронные.
Решение
Возложение функций сотрудников (уведомление, передача и хранение) в процессе организации командировок на компьютерную программу. Автоматизация процесса организации командировок на корпоративном портале заказчика.

Описание решения

На корпоративном портале был создал список электронных документов – заявок на командировку. Вместе с ним

  • Листы согласования;
  • Заявки на оформление деловых поездок;
  • Заявки на такси;
  • Авансовые отчеты;
  • Служебные записки;
  • Акты на оформление деловых поездок;
  • Акты на такси.

Все документы участвуют в процессе организации командировки.

Сотрудник создаёт командировку в системе, указывая необходимые поля. Система автоматически рассчитывает:

  • Класс билетов;
  • Расходы на аренду жилья;
  • Категорию номеров гостиниц;
  • Суточные в период командировки;
  • Лимит на такси;
  • Лимит на парковку.

Расчеты уникальны для каждой должности. Агентству по организации деловых поездок система отправляет уведомление о запланированной командировке.

Агентство предоставляет сотруднику предложение по организации командировки. Сотрудник, выбрав параметр, отправляет заявку на согласование группе ответственных. После согласования, система создаёт приказ в 1С, при подписания которого, программа ожидает дату окончания командировки и ставит задачу автору на ввод отчета.

После приезда с командировки, сотруднику необходимо предоставить отчёт в бухгалтерию. После согласования, бухгалтерия занимается утверждением актов от агентств.

Особенности системы

  • Расчет тарифов на командировку для каждого сотрудника;
  • Включены работы бухгалтерии и финансового отдела;
  • Интеграция с 1С, SAP;
  • Автопроверка на исключения, превышения, исправления;
  • Автопроверка конфликтов в графике командировок;
  • Создание и выгрузка печатной формы документов;
  • Создание записей в календарях сотрудника и руководителя;
  • Модуль заказа билетов, такси, гостиницы;

Результаты:

  • Исключены финансовые затраты на расходные материалы (бумагу, чернила для принтера);
  • Жизненный цикл процесса организации командировок уменьшен на 47%.

На текущий момент компания «ФМФ» оказывает техническую поддержку заказчику.

Подать заявку
Заказать звонок Онлайн форма